"Татойл-Сервис": автоматизация позволила вздохнуть свободнее

01.02.2005

Мы постепенно привыкаем (а многие уже привыкли), что автозаправки стали уже не грязноватыми строениями с резким запахом бензина и радужными разводами в лужах вокруг, а красивыми современными ком плексами, где бензин не только не плавает под ногами, но и не мешает здесь же устроить магазин, а то и кафе. Все чисто, оборудовано автоматикой, персонал вежлив и красиво одет. Разумеется, такая ситуация пока не везде, но на большинстве автозаправочных станций (АЗС) известных компаний, к которым относится и "Татнефть", развернувшая в последние годы широкую сеть автозаправок, в том числе в Московской и Тверской областях (их строительством и эксплуатацией в этих двух регионах занимается "Татойл-Сервис"). Сегодня автоматизация здесь не только "снаружи" (представленная топливораздаточными колонками ведущих мировых производителей и прочим специальным оборудованием), но и "внутри" — у кассиров, операторов, бухгалтеров, менеджеров. Разрастаясь, компания потребовала нового уровня информационных технологий.

Новые требования — новая система

Речь о новой ИС зашла в начале 2002 г. "Система, которая стояла у нас в бухгалтерии, уже не справлялась с нашими объемами данных, — вспоминает главный бухгалтер компании Елена Бузаева. — Бухгалтерам приходилось работать в две смены, иначе система просто "захлебывалась"; мы были вынуждены выходить и в воскресные дни, чтобы вы полнить работу".

Однако в данном проекте речь шла не только и не столько о бухгалтерии. Основными направлениями деятельности "Татойл-Сервиса" являются реализация горюче-смазочных материалов (ГСМ) через сеть АЗС, а также строительство, реконструкция и техническое обслуживание автозаправочных комплексов. Понятно, что управление компанией с таким объемом функций и, кроме того, распределенной по территории двух областей (Московской и Тверской) само по себе является нетривиальной задачей. Но во времена, когда в компании было двадцать АЗС, информацию, необходимую для оперативных управленческих решений, как правило, возможно было получить по телефону, а документы успевали вводить несколько сотрудников. Интенсивный рост бизнеса (за два года с момента основания сбытовая сеть увеличилась более чем в три раза) и усиление конкуренции в данном сегменте рынка заставили задуматься о новых инструментах управления. Критический момент наступил, когда число заправок приблизилось к пятидесяти. Стало понятно, что дальнейшая работа невозможна без кардинальных изменений — в первую очередь в информационном обеспечении бизнеса. Как отметил заместитель генерального директора по эксплуатации ОАО "Татойл-Сервис" Вячеслав Веялко, "для этого нужна была система, позволяющая эффективно управлять стремительно растущей сетью АЗС в единой ин формационной среде; получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС с учетом рентабельности и структуры затрат; осуществлять детальный постатейный анализ дея тельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчетов по статьям расходов и доходов". Помимо общеуправленческих задач перед руководителями компании стояли задачи по оптимизации эксплуатации АЗС, где система могла бы помочь получать полную информацию о движении нефтепродуктов и рассчитывать оптимальный объем заказа на довоз топлива для каждой АЗС, прогнозировать будущие продажи, консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объемные показатели розничных продаж для оперативной коррекции цен на ГСМ. Наконец, реконструкция и строительство АЗС также требовали возможностей оперативного управления и анализа финансирования проектов ("план-факт"-анализ, анализ исполнения платежей, дебиторско-кредиторской задолженности и т. д.).

В то время, однако, "Татойл-Сервис" еще не успел обзавестись ИТ-подразделением, поэтому вся тяжесть решения по выбору системы и частично по постановке задачи и руководству проектом легла на плечи главного бухгалтера. "Мы понимали, конечно, — отметила г‑жа Бузаева, — что это не совсем правильно, но обстоятельства тогда сложились именно так — ответственность пришлось брать на себя. Почему мы выбрали "Парус"? Увидели эту систему в действии (на аналогичном предприятии "ЛУКОЙЛ-Севернефтепродукта"), и нас очень впечатлила так называемая "по временка", то есть транзакционный учет в разных разрезах (по отрезку времени, по клиентам и т. д., вплоть до каждой машинозаправки). Очень захотелось, что бы и у нас так было".

Разумеется, определенный отрезок времени заняли согласования с управляющими компаниями; реализация самого проекта длилась почти год, что было обусловлено тем, что выполнялся он "под ключ" и существенная часть этого времени ушла на изучение бизнес-процессов и проектирование системы. Наконец, 1 октября 2003 г. проект вошел в стадию промышленной эксплуатации. "На раз личных конференциях, посвященных автоматизации, я неоднократно слышала, что такой переход дается тяжело, — вспоминает Елена Бузаева, — но не ожидала, что это так тяжело. Ведь предстояло не только научить большую группу людей работать с помощью нового инструмента, но и поменять привычные стереотипы, психологию, поскольку во многом изменился документооборот".

Однако игра стоила свеч. Наиболее трудоемкий и объемный кусок — учет нефтепродуктов — сегодня требует за метно меньше усилий, тем более что при выполнении проекта помимо ИС "Парус" проходило внедрение и АСУ ТП "БУК TS-G" (разработчик — ЗАО "Нефтепродукттехника") — системы автоматизации АЗС. Эта ИС обеспечивает управление топливораздаточными колонками (ТРК) для продажи бензина, масла и сжиженного газа; прием различных видов оплаты, в том числе по талонам со штрихкодом, магнитным, смарт- и электронным картам (платежным и дис контным); пересылку информации о движении топлива и товаров на АЗС по модему; поддерживает работу с кассами, уровнемерами, сканерами штрихкодов, различными терминалами для считывания карт. Собранная здесь информация передается в "Парус", создавая таким образом условия для построения единого информационного пространства и ведения оперативного учета. Данные об отпуске нефтепродуктов важны для диспетчеров, которые с их помощью могут рассчитать оптимальный объем заказа и обеспечить своевременный подвоз топлива. "Существенно изменилась и работа бухгалтерии, — подчеркнула г-жа Бузаева, — теперь не нужно выходить в две смены, на несколько человек сократился штат бухгалтеров (при том, что спектр бизнес-процессов и объем данных с расширением компании растет), да и характер нашей деятельности заметно меняется: высвобождается время для аналитической работы, для дополнительного контроля за выполнением договорных обязательств и других плановых показателей. А через полгода мы ощутили, что работать стало легко и приятно".

"Парус" помогает не только жить, но и строить

Одной из важнейших задач "Татойл-Сервиса" помимо эксплуатации АЗС и сбыта нефтепродуктов является строительство и реконструкция автозаправочных комплексов. Многие из приобретаемых компанией АЗС (особенно в начале деятельности фирмы) не отвечали установленным нормативам, далеки от желаемого были и их техническая оснащенность, и внешний вид. Именно поэтому пришлось организовать отдел капитального строительства. "За четыре года было отремонтировано 57 АЗС и построено 12 новых заправок, — рассказал заместитель генерального директора фирмы по строительству Джемал Багатурия. — Подчеркну, что работы на объектах в это время вели около 20 подрядных организаций; кроме того, строительство подобных сооружений сопряжено с проектированием и требует согласования проекта с огромным количеством ин станций: чтобы получить раз решение, нужно оформить около 50 документов на один объект, а если учесть, что АЗС расположены в 32 районах двух крупных регионов, то понятно, что планирование и организация такого строительства является нетривиальной задачей. Кроме того, в задачи отдела входит закупка всего спектра технологического оборудования, которое используется на АЗС, а оно весьма разнообразно: двустенные топливные резервуары большого объема, высокоскоростные ТРК, оснащенные системами управления, уровнемеры и другие датчики, противопожарные емкости, резервуары аварийного пролива, системы безопасности и многое другое. Завершающим этапом строительства является сдача готового объекта приемочной комиссии и подготовка документов для оформления имущества в собственность. Несложно поэтому представить, какое количество документов ежемесячно проходит через наш отдел и какой объем учетных работ необходимо регулярно выполнять. Например, серьезную сложность представляло ведение большого количества договоров подряда (иногда одновременно были в работе до десяти АЗС).

"Парус" буквально стал для нас палочкой-выручалочкой. Сегодня, когда в систему введены все архивы по нашим объектам и действующие документы, менеджер может со своего рабочего места ознакомиться с любым нужным документом, отследить сроки выполнения договоров, платежей; стало более продуктивным планирование: мы можем без особого труда провести анализ затрат еще до начала строительства и с его помощью свести к минимуму расходы. В несколько раз сократилось время подготовки информации для инвесторов, увеличились ее точность и достоверность. Существенно облегчилось управление логистическими процессами, связанными с организацией строительства и оборудованием АЗС".

Что в результате?

Сегодня все сведения, необходимые для учета и управления, в ОАО "Татойл-Сер вис" циркулируют в едином информационном пространстве. Специалисты работают со всеми установленными здесь модулями ИСУ "Парус": "Бухгалтерский учет", "Закупки, склад, реализация", "Розничная торговля нефтепродуктами", "Управление финансами" — и имеют возможность получить все данные из базы, не обмениваясь бумажными носителями. "Таким образом, в компании на сегодняшний день решена задача оперативного сбора информации о деятельности АЗС, необходимой для принятия управленческих решений, — отметил г-н Веялко. — Ежедневно в автоматическом режиме с автозаправок по модемам в офис "Татойл-Сервиса" поступают оперативные сведения по основному виду бизнеса (объемы поступившего и проданного топлива, остатков в резервуарах, оплата по видам топлива) и по сопутствующему сервису (продажа товаров и услуг). Эта информация позволяет получать все аналитические данные, которые требуются для ведения и развития бизнеса".

Так, система позволяет в автоматическом режиме вести учет реализации нефтепродуктов в двух единицах измерения — в литрах и тоннах (поскольку бензин продается в литрах, а отчеты перед комитентом составляются в тоннах). Такие отчеты готовятся ежемесячно. Ранее на их составление уходило восемь рабочих дней, теперь затрачивается не более пяти. Отметим, что сбор полноценной информации о деятельности АЗС удалось реализовать за счет объединения возможностей двух программных продуктов — ИСУ "Парус" и АСУ ТП АЗС "БУК-TS"; последняя в настоящее время обеспечивает работу трех четвертей автозаправок "Татойл-Сервиса".

Данное совместное решение (АСУ ТП АЗС "БУК TS-G" и модуль "Розничная торговля нефтепродуктами" ИСУ "Парус") позволяет осуществлять управление технологическими процессами на АЗС и формирование первичных баз данных (АСУ ТП "БУК TS-G"); сбор баз данных с АЗС через коммуникационный сервер "БУК TS-G" в офис "Татойл-Сервиса" с предоставлением возможности дистанционного контроля и управления сервером; конвертацию баз данных и их загрузку в ИСУ "Парус"; осуществляющей сбор и проверку сменных отчетов с АЗС. В ИСУ "Парус" ежемесячно поступает информация из процессингового центра, где консолидируются данные о продажах нефтепродуктов клиентам ООО "Татойл-Сервис" по топливным картам. Система позволила в автоматическом режиме готовить документы по отпуску нефтепродуктов клиентам, по эксплуатирующим организациям, которые осуществили отпуск топлива, по видам топлива с указанием скидки. С момента получения данных о 200 клиентах до этапа получения напечатанных подборок документов для них проходит несколько часов. При ручной обработке информации на это требовалось не сколько дней. Возросла и оперативность расчетов с покупателями, за счет чего компания ожидает увеличения оборачиваемости активов.

Внедрение ИС решило задачу синхронизации информации оперативного и бухгалтерского учета.

Наконец, еще одним результатом проекта, точнее, его логическим следствием стало появление в компании ИТ-подразделения. "Когда работы по внедрению подходили к концу, — рассказала Елена Бузаева, — мы вдруг осознали, что специалисты "Паруса" скоро уйдут и мы останемся одни. Поэтому естественным шагом была организация специального отдела, который удалось быстро сформировать и который сейчас занимается оперативной помощью и развитием системы".

Грядущие перспективы

На сегодняшний день очевидны и ближайшие перспективы проекта. В ИС планируется реализовать процесс бюджетирования и финансового планирования, а также внедрить модуль "Управление деловыми процессами". Предстоит также добавить раздел, который позволит консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объемные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты.

В настоящее время в ИС с большими объемами информации одновременно работают более 40 сотрудников компании.

Реализация проекта обеспечила:

• улучшение работы диспетчерской службы за счет повышения оперативности сбора информации (если ранее на сбор данных по телефону уходило 7—8 ч., то сейчас те же сведения автоматически поступают в центральный офис в течение 1,5 ч.);
• существенное сокращение числа простоев АЗС из-за задержек поставки топлива (один час простоя может привести к потерям до 60 000 руб.);
• минимизацию ошибок при вводе опера тивной информации и расхождений между бухгалтерским и оперативным учетом (ранее на сверку сведений тратилось 2—3 дня);
• сокращение в полтора раза времени формирования ежемесячных отчетов комитенту (благодаря интегрированному решению ИСУ "Парус" и АСУ ТП АЗС "БУК-TS");
• своевременное и быстрое формирование отчетов по затратам и доходам (с необходимой детализацией), а также ежемесячных отчетов, направляемых в администрации подмосковных районов, Госкомстат, Антимонопольный комитет Москвы и Московской области, в 32 на логовые инспекции Подмосковья и т. д.;
• сокращение числа сотрудников бухгалтерии при одновременном росте объемов обрабатываемой информации.

"Татнефть" и ее предприятия

• Основана в 1943 г.
• В компании работает более 110 тыс. человек.
• "Татнефть" по нефтедобыче занимает 6-е место в России и 30-е — в мире.
• За время существования компании добыто более 2,7 млрд. тонн. Сегодня ежегодная добыча составляет 25—26 млн. тонн нефти.
• В компании насчитывается около 40 крупных структурных подразделений, имеется также более 50 юридических лиц с участием ОАО "Татнефть".
• "Татойл-Сервис" основана в феврале 2000 г . и является эксплуатирующей компанией ОАО "Татнефть".
• Сегодня компания управляет работой 89 АЗС, является одним из крупнейших налогоплательщиков Московской области.
• Объем реализации автобензина различных марок и дизельного топлива в 2004 г. — 264 тыс. тонн.

Основные направления деятельности ООО "Татойл-Сервис":

• реализация ГСМ компании "Татнефть" через сеть АЗС в Московской и Тверской областях;
• строительство, реконструкция и техническое обслуживание АЗС, принадлежащих "Татнефти";
• сдача в аренду торговых помещений, входящих в состав АЗС.

Татьяна БОГАТОВА, PC Week № 1,  январь  2005г.